Gestión Documental con SharePoint

Gestión documental con SharePoint

Realizar una gestión documental con SharePoint es un proyecto con muchísimas posibilidades y potencialidad para abordar cualquier requisito, proceso o modelo, en cualquier empresa u organización tan compleja como sea, pero también es verdad que en el 80% de los casos acaba resolviéndose sencillamente con una avanzada gestión de documentos y ficheros en un juego de bibliotecas documentales dentro de SharePoint.
Sin embargo, aun en el caso más sencillo, lo hemos visto resuelto demasiadas veces según el modelo de carpetas dentro de la biblioteca de documentos, a modo del habitual esquema de almacenamiento de ficheros del file-system, solo que un poquito mas avanzado.

En los siguientes párrafos se analiza, de forma simplificada, las dos formas de aprovechar una biblioteca de documentos para una sencilla gestión documental:

Bibliotecas documentales (basadas en atributos) para la gestión documental.

Una biblioteca documental es como una base de datos de ficheros, pero cualificada por múltiples atributos (columnas) totalmente flexible, que deriva ágilmente en una gran cantidad de funcionalidad asociada.

La biblioteca documental  cualificada por múltiples  atributos (como cliente, persona, usuario creador, usuario modificador, fecha modificación, relevante, última actividad asociada en otro sistema relacionado, …) permite filtrar, ordenar, clasificar y navegar por múltiples vistas y configuraciones.

Bibliotecas documentales (basadas en atributos) para la gestión documental.

Todos los documentos de Office comparten directamente la indexación de la biblioteca documental. Los valores de clasificación se pueden manejar tanto desde el aplicativo de Office (word, excel, powerpoint, etc.), como desde el site de SharePoint, de forma bidireccional.

Bibliotecas documentales (basadas en atributos) para la gestión documental.

Una biblioteca documental  cualificada implica diferentes formas de acceder, ordenar, filtrar y mostrar la información a los diferentes usuarios.

En las versiones superiores a la SharePoint Foundation, además, permite presentar cualquier vista o documento en otro site de otro departamento o en la home de la intranet, por ejemplo, o intervenir en los procesos y flujos de otros sites, departamentos o aplicaciones corporativas.

 

 

Bibliotecas documentales (basadas en atributos) para la gestión documental.

Además nos permite extraer subconjunto y vistas de documentos para diferentes usos dentro del site.

como los documentos más relevantes para mi o para toda la organización

Los worfkflows  de PowerAutomate tienen más potencia de procesamiento en la medida que hay más atributos sobre los que basar reglas de negocio.

 

 

Bibliotecas documentales (basadas en carpetas) para la gestión documental.

Una opción muy sencilla y cercana al uso tradicional de ficheros y documentos, es utilizar la opción de vista Explorador de una biblioteca de SharePoint. Esta permite entenderla como un directorio (virtual) más de la red (con su árbol de carpetas y subcarpetas equivalente).

Las operaciones de copiar/mover/eliminar son equivalentes a las habituales del sistema de ficheros, solo que soportados por una BD en lugar del filesystem.

Esto permite una traslación de cualquier estructura de carpetas de ficheros a una biblioteca documental de SharePoint de forma directa (con una migración manual, pero muy simple, carpeta por carpeta)

 

Comparación modelos de organización documental en SharePoint.

Por atributos

• Nuevas funcionalidades de Gestión Documental disponibles out-of-the-box
• Posibilidad para aplicar reglas de negocio, flujos de trabajo y parametrización ad-hoc para las necesidades de cada área, departamento, solución.
• Integración de atributos del documento entre aplicaciones de Office y sitio de SharePoint.
• Por el contrario el modelo de gestión suele suponer un cambio importante en el manejo de los usuarios.

Por carpetas

• Ágil
• Sencillez y continuidad para el usuario
• Seguimos teniendo la misma capacidad de gestión y funcionalidad que cuando teníamos los documentos en un árbol de carpetas del filesystem, solo que mayor versatilidad en el acceso.

(*) Además, ambos modelos comparten otras funcionalidades como exportar a Excel (para llevar un inventario), publicar RSS (para enterarse de las últimas publicaciones), una potente gestión de la seguridad basa en roles,  la posibilidad de extender el modelo en cualquier momento, el envío de alertas personalizadas a nivel de biblioteca o documento, etc.

 

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 Fuente: https://www.solucionessharepoint.com