¿Por qué necesitamos un sistema de gestión de documentos (DMS)? ¿Qué es la gestión de documentos de SharePoint? ¿Por qué y para que la necesitamos? ¿Por qué es mejor que otros sistemas?
Documentos
Los documentos son una parte importante de nuestras vidas. Son esenciales, ya sea documentación personal que guardamos en nuestros hogares, o documentos profesionales en los que confían las organizaciones.
El futuro de la documentación gira hacia el mundo electrónico. Las formas en que los manejamos también están cambiando. Muchas empresas desarrollan sistemas de gestión dedicados a la documentación digital. Sigue leyendo porque vamos a contarte todo sobre la mejor plataforma de gestión documental.
Beneficios de un sistema de gestión de documentos
A medida que nuestra documentación comienza a aumentar, también lo hace la necesidad de gestionarla correctamente. Es casi imposible encontrar un documento importante en un momento dado sin una correcta gestión y organización documental.
Si bien la gestión de documentos en papel la realiza una persona real, las opciones en la organización de la documentación digital son más flexibles.
El método más efectivo es tener un sistema de gestión de documentos, que tenga múltiples beneficios para el usuario, como:
Seguridad y protección
A diferencia de los documentos en papel y los documentos digitales que simplemente se colocan en carpetas básicas, la documentación que venga organizada por un sistema de gestión de documentos tiene mayores niveles de seguridad para las empresas.
El acceso a la documentación confidencial se gestiona ofreciendo diferentes tipos de acceso a las diferentes carpetas. Esto significa que puede haber límites de acceso a grupos diferentes de empleados.
También nos da detalles adicionales sobre el acceso a los documentos, permitiéndonos seguir la pista de quién accedió a él, quién lo modificó y cuándo fue visto.
También es una alternativa más segura al evitar las incomodidades o riesgos asociados al uso del papel. Ahora ya se puede hacer una copia de seguridad de cualquier documento y almacenarla en la nube. Si los archivos se pierden en algún momento, la copia de seguridad puede restaurar fácilmente nuestro trabajo. De esta forma, no será necesario volver a crear ese documento y se puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Además, también se pueden recuperar versiones anteriores de documentos en caso de que se arrepienta de cualquiera de los cambios realizados en un momento dado.
Con una seguridad garantizada, controlada en todos los niveles y una durabilidad comprobada, la documentación digital gestionada por un sistema dedicado es la mejor opción para documentos importantes, especialmente en grandes empresas y organizaciones.
Almacenamiento
En comparación con la documentación en papel, tener todos tus documentos en un solo dispositivo ahorra una gran cantidad de espacio físico.
Lo que podría ocupar salas de documentos dedicados acumulados puede ahora estar en un ordenador portátil y contener gran cantidad de información.
Los documentos digitales también se pueden administrar mal y ocupar mucho espacio en disco, que es otro lugar donde se puede tener un sistema de gestión de documentos.
Con documentos mejor administrados, se libera el espacio de disco ocupado por demasiados archivos mal organizados.
Regulaciones y su conveniencia
La mayoría de la documentación tiene un requisito reglamentario. Ya sea una revista académica, un documento comercial o un aviso gubernamental. El cumplimiento de la normativa es muy importante. La falta de ella puede significar un rechazo completo de la documentación.
Tener un sistema de gestión de documentos hace que sea más fácil seguir estas reglas. Nos brinda la capacidad de crear ajustes preestablecidos, configurar horarios, automatizar ciertos procesos y seguir plantillas.
También tiene la ventaja demostrada de elevar el ánimo y bienestar en los puestos de trabajo (Digital Workplace). La gestión de documentos desempeña una parte integral de las soluciones de trabajo digital actual .
Mediante una correcta implementación de los sistemas de información, es más fácil permanecer sincronizado con otros empleados y contribuir a los cambios antes de terminar de trabajar en un documento.
De este modo se incrementa la consistencia del buen trabajo y se facilita la administración a través de diferentes requisitos.
Sigue leyendo y verás las ventajas de la gestión de documentos de SharePoint. Seguimos…
Consumo de tiempo
Puede llevar mucho tiempo encontrar un documento que no esté organizado correctamente, y aún más si se extravía accidentalmente. Dependiendo de cuántos archivos tengamos, puede llevarnos de minutos a horas.
Tener un sistema de gestión de documentos nos organiza la documentación para que sea muy fácil encontrar el archivo exacto que estemos buscando.
Además de la organización en general, el sistema se puede implementar con la recuperación de palabras y frases. Es decir, nos permite buscar mediante frases. Esto nos facilita mucho el trabajo y nos ahorra una gran cantidad de tiempo.
Lugar de trabajo sincronizado
Un sistema de gestión de documentos hace que la colaboración y el intercambio sean increíblemente fáciles.
La documentación dentro del sistema está sincronizada para todos y el intercambio de información y la contribución entre grupos e individuos se realiza en tiempo real.
La capacidad de compartir documentos con personas en cualquier lugar, en cualquier momento y la capacidad de trabajar simultáneamente en ellos, es de gran conveniencia. Esto representa una sustancial ventaja competitiva que no se puede comparar con ningún otro método de gestión de documentos.
Ahora tenemos todos estos beneficios antes mencionados a nuestra disposición y es más fácil que nunca administrar nuestros documentos importantes en cualquier momento o lugar.
Cada negocio está ahorrando dinero, tiempo, inconvenientes y sus documentos confidenciales van a estar siempre seguros y protegidos.
Como el mercado está lleno de negocios con documentos digitales que necesitan administración, es lógico que innumerables empresas también hayan creado sus propios sistemas de gestión documental.
Los buenos sistemas benefician enormemente al usuario. Pero también puede ocurrir que algunos sistemas no mejoren nuestro lugar de trabajo (Digital Workplace), o incluso puedan provocar problemas indeseados por una programación deficiente o una mala implementación.
El sistema de gestión de documentos de SharePoint
Es importante tener un buen sistema de gestión documental. Es igualmente importante elegir el sistema correcto.
De todos los sistemas de gestión de documentos disponibles en el mercado en este momento, SharePoint es una de las mejores opciones.
Finalmente, llegamos a SharePoint. ¿Por qué la gestión de documentos de SharePoint?
Estas son las 11 razones principales que hacen de SharePoint una buena opción para un sistema de gestión de documentos ideal:
1. SharePoint está en todas partes
SharePoint está siendo utilizado por algunas de las empresas y organizaciones más grandes del mundo.
La mayoría de las empresas lo implementan y les ha ayudado mucho a administrar su documentación y a compartir información de forma correcta.
Ha demostrado ser un sistema de gestión de última generación y se ha hecho un hueco en el mercado de soluciones de software, convirtiéndose en un negocio de más de $2 mil millones.
2. SharePoint disponible en dispositivos móviles
SharePoint está disponible en dispositivos móviles, lo que significa que la disponibilidad y el uso del software existen más allá de los ordenadores y equipos de escritorio.
Esto nos da una mayor conveniencia al uso del software, aumentando la cantidad y la eficiencia en su utilización.
Las personas pueden acceder a SharePoint desde cualquier lugar y administrar sus documentos importantes, incluso si no están delante de los dispositivos informáticos habituales. (Tablet o móvil)
3. SharePoint es un software muy compatible
SharePoint es propiedad de Microsoft, y también está disponible como parte del conjunto de aplicaciones de Office.
Esto significa que SharePoint es compatible con cualquier software propiedad de Microsoft. De este modo, nos abre la puerta a una gran cantidad de posibilidades respecto a las formas de trabajar.
El hecho de que el software sea utilizado generalmente por muchas empresas importantes también facilita las colaboraciones. Pueden compartir su trabajo entre ellos fácilmente en lugar de tener que volver a crear la documentación.
Esta compatibilidad incluso se extiende a los dispositivos móviles, ya que SharePoint también está disponible en la versión móvil del paquete de Office 365.
4. SharePoint ahorra tiempo
SharePoint es uno de los sistemas de administración de documentos más rápidos disponibles. Una vez que se implementa con éxito, ahorra mucho tiempo a las empresas y organizaciones que lo utilizan.
Como sistema de gestión de documentos, facilita compartir, gestionar, cambiar y encontrar todo tipo de documentación.
5. SharePoint es personalizable
Aproximadamente el 65% de todas las organizaciones que usan SharePoint agregan funcionalidades personalizadas al software.
Esto significa que las empresas y organizaciones que usan SharePoint pueden personalizar el software según sus requisitos específicos y adaptarlo mejor a sus preferencias.
La flexibilidad es muy útil para organizaciones más grandes que necesitan esas funcionalidades más específicas en su software.
También funciona de manera compatible con herramientas de seguridad de terceros en caso de que la empresa necesite un tipo diferente de seguridad en comparación a su propio software.
6. SharePoint es confiable
El software de SharePoint es muy confiable que mantiene sus datos totalmente seguros.
Además, está muy bien programado y no tiene errores de servidor como el progreso de sincronización ni archivos que se sobrescriban accidentalmente.
SharePoint guarda diferentes versiones de cada documento, que puede usar para revisar los cambios y también revertirlos si fuera necesario.
Esto es de gran ayuda en caso de que haya cometido un error o si desea una versión anterior de sus documentos.
En un mercado lleno de software que puede ser potencialmente dañino, SharePoint en cambio resalta por su buen nombre y sus características técnicas de absoluta y total confianza.
7. SharePoint ofrece una gran capacidad de almacenamiento
La capacidad de almacenamiento de SharePoint es suficiente para grandes organizaciones, proporcionándoles 1 TB por organización o más. Los límites están determinados por el plan o la suscripción, en el caso de SharePoint Online.
Una cantidad tan grande de espacio de almacenamiento es capaz de mantener cantidades masivas de datos, y también todas las copias de seguridad necesarias.
8. Características de SharePoint búsqueda avanzada
SharePoint hace que sea muy fácil para los usuarios encontrar sus documentos. Basado en nombres de archivo, metadatos, contenido y frases, el software hace que la búsqueda sea extremadamente precisa y fácil.
Además de eso, el software de documentación digital va un paso más allá y clasifica cada documento al asignar una identificación única a todos ellos.
Las confusiones debidas a nombres similares, por ejemplo, se evitan a través de esta identificación única, y la búsqueda del documento se vuelve más precisa.
El software también se almacena en diferentes formatos de imagen y diseños. A través de sus reglas de validación incorporadas, combinadas con un software de reconocimiento óptico de caracteres, también es posible buscar documentos que están en formatos de modelo de imagen.
Todas estas opciones ahorran una gran cantidad de tiempo, ya que tener una organización deficiente puede ser extremadamente estresante y tomar a las personas horas para encontrar el documento correcto si olvidan el lugar exacto donde debían encontrarlo.
También hace que sea más fácil tener en cuenta los errores de trabajo, como dar accidentalmente el mismo nombre a dos documentos, y le ahorra más tiempo a la persona para poder corregirlo.
9. SharePoint provee un flujo de trabajo práctico
SharePoint presenta flujos de trabajo integrados estándar que le permiten recopilar aprobaciones, comentarios y firmas.
Con opciones para elegir y capacidad de personalizar según nuestras propias preferencias, SharePoint nos ayuda a crear un flujo de trabajo práctico que no solo se adapte a nuestro estilo de trabajo, sino que también contribuya a mejorar la productividad.
10. SharePoint está mejorando constantemente
SharePoint fue creado por Microsoft en 2001 y desde entonces ha tenido un crecimiento exitoso. Comenzó como una herramienta simple de administración de servidores, y con el tiempo ha crecido hasta convertirse en un software de intercambio de archivos y gestión de documentos de gran éxito.
11. SharePoint es seguro
SharePoint es un software muy seguro que mantiene su documentación segura.
Con una estricta seguridad a nivel de carpeta, lo que significa que cada carpeta y archivo se puede personalizar en términos de permisos. SharePoint le permite mantener segura su información confidencial.
El software presenta un rastro completo de cada documento, que le permite saber cuándo se ha visto, editado, copiado o movido ese archivo y también mantiene una copia de seguridad de los archivos que se han modificado.
SharePoint también permite al usuario personalizar las opciones regulatorias del software a cualquier política que la compañía o una fuente externa pueda requerir. Esto también ayuda a ahorrar esfuerzo y tiempo, ya que las regulaciones no tienen que establecerse cada vez.
Todas estas medidas y posibilidades de seguridad hacen de SharePoint un software muy seguro que se ocupa de la mejor manera de sus diferentes documentaciones.
Un poco de historia de SharePoint…
Al principio tuvo opiniones muy distintas, porque la gente lo encontró poco flexible y atractivo, pero el elogio fue el hecho de que permitió una red más simple y una colaboración más fácil en comparación con otros software en aquel momento.
También hubo informes de problemas, como un mal funcionamiento y una falta de personalización que lo limitaba. Estos problemas se tuvieron en cuenta y las mejoras se agregaron progresivamente al programa.
En 2003 Microsoft lanzó una nueva versión de Office que también incluía la plataforma SharePoint.
Esta versión tenía mejores interfaces, mejor colaboración, funciones de búsqueda y una mejor administración. Estos cambios fueron recibidos de manera muy positiva.
En 2007 Microsoft lanzó un software de SharePoint individual y uno incluido con Office, y se considera uno de los pasos más importantes para el software, ya que era el momento en que comenzó a extenderse más.
La mayoría de los problemas en las versiones anteriores se solucionaron y se agregaron nuevas características como el Catálogo de datos profesionales y los Servicios de formularios de InfoPath.
Ya en 2010 se lanzó una nueva versión que trajo aún más mejoras a las que los usuarios respondieron positivamente. Se mejoró la interfaz de usuario, se agregaron más formas de interactuar con los datos comerciales, se ampliaron las opciones de flujo de trabajo y finalmente se implementaron las funciones de redes sociales.
En 2013 SharePoint solo recibió algunos cambios en comparación con las brechas anteriores que eran bastante grandes, porque el software en ese momento ya estaba muy bien estructurado. Los nuevos cambios fueron mejoras, correcciones de errores, ajustes, mejores interfaces de usuario, así como servicios de caché y una administración más enfocada.
Más allá de la versión 2013
Más allá de la versión 2013 (2016, 2019, SharePoint Online) y, a partir de ahora, SharePoint es una herramienta versátil que mejora constantemente la colaboración, las utilidades y la productividad.
Los administradores de red pueden implementar SharePoint en una red de intranet para almacenar y modificar documentos, organizar los archivos y trabajar simultáneamente en esos mismos documentos. Dependiendo de las necesidades de la compañía, SharePoint Online es igualmente una buena opción con la implementación y el mantenimiento necesarios que realiza Microsoft.
La capacidad de tener entornos híbridos con el uso de otro software dentro del paquete de Office (Office Suite) se expande en formas que otras actualizaciones convencionales no podrían tener.
Se espera que el futuro de SharePoint mantenga su apogeo actual y sea incluso aún más exitoso.
Conclusión
Con toda la información y los hechos proporcionados, se hace evidente que la gestión de documentos de SharePoint es de hecho el mejor sistema de administración de documentos disponible actualmente.
SharePoint On-Premise (instalado localmente en el servidor de tu empresa) se puede implementar con éxito en todo tipo de empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. SharePoint Online es tan fácil como obtener una suscripción válida y listo. Contáctanos para conocer las tarifas de Office 365.
Entonces, si está comenzando su proyecto empresarial o si ya tiene uno; no necesita buscar más allá de SharePoint cuando se trata de elegir el mejor sistema de gestión de documentos disponible en este momento.
Fuente: sharepoint.com
